Ultimo aggiornamento del 19/06/2021

Smart working: Come migliorare lo spazio di lavoro in casa

L’ambiente in cui si lavora influisce su molti aspetti: influisce sulla concentrazione, sulla produttività, sulla salute fisica e mentale. Contribuisce a renderci rilassati o ci innervosisce. Luci, suoni, odori possono aiutare l’attenzione oppure distogliere il nostro pensiero dal compito che stiamo svolgendo.

Lavorare da casa, il cosiddetto Smart Working, oppure la poco amata DAD, la Didattica a Distanza, possono complicare la vita se non vengono affrontate nel modo giusto.

Vediamo qualche accorgimento per migliorare lo spazio di lavoro in casa, tenendo conto che molte idee possono essere utili anche per il nostro ufficio principale in azienda e per ogni postazione in casa, anche per un utilizzo non di lavoro.

Indice

1. Postazione fissa o portatile? O tutte e due?
2. Cavi e ordine…
3. Casa e ufficio cablati
4. Visione e illuminazione
5. Webinar, videoconferenze e videochiamate
6. Migliorare lo spazio di lavoro curando l’ergonomia
7. Conclusioni

Postazione fissa o portatile? O tutte e due?

Questa scelta deve dipendere soprattutto dal tipo di lavoro che si deve svolgere e non dalla quantità di spazio disponibile. Spesso si utilizza un computer portatile perché occupa poco spazio e si può usare anche in postazioni improvvisate, come sul tavolo della cucina o sulle ginocchia in poltrona. Adottando questa impostazione si ottiene però più precarietà che efficienza e diventa difficile impostare i possibili miglioramenti che vedremo di seguito.

Un computer portatile può essere usato proficuamente da chi, come lavoro principale, scrive testi. In questo caso lo schermo di dimensioni limitate è un vantaggio, perché permette di concentrarsi “sul pezzo”. Invece, se il lavoro richiede spesso di accedere a fonti di riferimento come pagine Internet, altri documenti o comunicazioni, ecco che un monitor di dimensioni maggiori diventa indispensabile.

Da queste brevi considerazioni deriva che, anche in casa, la postazione ottimale deve prevedere un piano d’appoggio dedicato. Se possibile una scrivania, anche piccola. Quando lo spazio non è proprio disponibile si può pensare ad un mobile con piano a scomparsa. D’altronde anche in passato, quando si usava carta e penna, lo scrittoio poteva celarsi in un mobile di tutt’altro aspetto: il secretaire.

Se possiamo prevedere una vera e propria postazione di lavoro, diventa possibile l’utilizzo di un computer fisso o di una combinazione di elaboratore portatile con secondo monitor.

Nel primo caso ci si può indirizzare verso un modello All-In-One, dove computer e schermo sono inglobati in un unico elemento, evitando così la presenza ingombrante del “cassone” da appoggiare a pavimento e di una miriade di cavi. Capostipite di questa soluzione è la gamma degli Apple iMac, ma oggi giorno sono anche disponibili PC Windows di molti produttori con questa impostazione. Possiamo scegliere tra diverse dimensioni di schermo: tipicamente da 21″, 24″ e 27″. Grazie ad una continua diminuzione dello spessore delle cornici gli ingombri sono sempre più contenuti e si va da circa 50 cm a 62 di larghezza.

Quando leggiamo le dimensioni di un monitor dobbiamo ricordarci che sono indicate in pollici (1 pollice = 2,54 cm) e sono la misura della diagonale del rettangolo dello schermo. Questo vale anche per le TV. 

I computer All-In-One hanno anche un vantaggio estetico, essendo normalmente molto curati nel design. 

La seconda soluzione che si può consigliare è l’accoppiata di un computer portatile e di uno schermo fisso. In questo caso abbiamo la possibilità di lavorare comodamente in una postazione fissa ma anche di usufruire dell’elaboratore per utilizzi non lavorativi. Per il monitor abbiamo solo l’imbarazzo della scelta: anche qui le dimensioni consigliabili vanno da 21″ a 27″. 

Cavi e ordine…

… sono due parole che fanno fatica a stare nella stessa frase. Purtroppo una postazione di lavoro comprende anche diversi elementi esterni al computer: le cosiddette periferiche. Mouse, tastiera, stampante, modem/router, unità di archiviazione sono alcuni esempi di periferiche quasi sempre necessarie e che devono essere collegate al nostro elaboratore. I cavi hanno la brutta abitudine di attorcigliarsi tra loro e di rendere difficile la pulizia della postazione. Per migliorare lo spazio di lavoro è opportuno anche organizzare quanto sta dietro la scrivania, in caso di problemi sarà più facile la manutenzione.

I produttori di queste apparecchiature hanno cercato di risolvere il problema con le tecnologie wireless, cioè senza fili. Possiamo migliorare l’ordine della postazione di lavoro usando periferiche wireless ma dobbiamo valutare con attenzione i pro e i contro.

• Wireless – PRO
  • Non ci sono fili per cui molto più ordine
  • Alcune periferiche, come stampante e modem/router, possono essere posizionate distanti dalla nostra postazione di lavoro
• Wireless – CONTRO
  • Tutte le periferiche hanno bisogno di corrente. Se non c’è un cavo sarà presente una batteria che andrà periodicamente sostituita o ricaricata. Le Leggi di Murphy dicono che
    • la batteria andrà a zero il giorno in cui dovrete assolutamente finire il lavoro più importante di tutto il mese,
    • che non ci sarà una batteria disponibile in casa,
    • che, data l’ora, non ci sarà un negozio aperto.
    • Per cui, specialmente per il mouse, dotatevi di un dispositivo di riserva con cavo da tenere in un cassetto. Magari non lo userete mai, ma se ne avrete bisogno sarete molto felici di averlo fatto.
  • Disturbi di segnale. Le connessioni senza fili sono tipicamente di due famiglie, WiFi e Bluetooth, a cui corrispondono differenti bande di frequenza e diversa distanza di trasmissione. Per semplificare le periferiche WiFi possono stare a decine di metri di distanza mentre quelle Bluetooth a pochi metri. Nel caso in cui ci siano disturbi di segnale le distanze di funzionamento si riducono. Per i modem/router, i dispositivi di connessione a Internet, i disturbi di segnale portano ad una diminuzione – anche notevole – della velocità di navigazione.

Riassumendo: se scegliamo periferiche senza fili dobbiamo mettere in conto più malfunzionamenti. Un dispositivo con filo fa disordine ma è molto più affidabile.

Se abbiamo la possibilità, è preferibile progettare una postazione PC dotata dello spazio necessario per tutte le periferiche utili al nostro lavoro. In pratica la postazione dovrebbe essere in grado di ospitare, oltre al computer, anche le altre apparecchiature da collegare.

Come detto prima, una delle configurazioni possibili prevede l’utilizzo di un computer portatile che, quando serve, viene utilizzato con un monitor esterno.  Le esigenze di una postazione di questo tipo sono simili a quelle di un computer fisso, ma con un problema aggiuntivo: bisogna spesso staccare o riattaccare i cavi – come minimo quello dello schermo esterno.

Una soluzione elegante è quella di utilizzare un cosiddetto DOCK (o docking station) cioè una periferica dotata di diverse connessioni (uscita video, porte USB, connessione di rete ethernet, ecc.) che si collega al nostro computer portatile con un unico cavo. Tramite il Dock diventerà molto semplice trasformare il portatile in una postazione fissa.

Casa e ufficio cablati

Questo è il consiglio meno ascoltato: se siete in fase di progettazione per la ristrutturazione della vostra casa o del vostro ufficio prevedete assolutamente la posa dei cavi di rete. E’ un costo aggiuntivo di poche centinaia di euro che si trasformerà in un risparmio di migliaia. C’è sempre tempo per migliorare lo spazio di lavoro ma se partiamo già con il piede giusto tutto diventa più facile.

Il problema va affrontato insieme alla progettazione dell’impianto elettrico, prevedendo tubi a muro o pavimento – separati da quelli per la rete elettrica – in cui inserire i cavi dati (cavi ethernet). Per la progettazione è importante tenere presente la moderna topologia di una rete informatica, cioè la forma geometrica delle connessioni. Per una abitazione o per un ufficio professionale o di una piccola azienda avremo una singola LAN (Local Area Network) e la forma sarà a stella.

In questo tipo di topologia da ogni postazione o stanza partono uno o più cavi che arrivano ad un punto centrale dove sarà presente un apparecchio chiamato switch di rete. Si collegano tutti i cavi ethernet allo switch che si occuperà di smistare il traffico dati tra i vari elementi della nostra LAN. 

Diventa perciò importante stabilire dove far convergere tutti i nostri cavi di rete, tipicamente sarà un vano tecnico o un locale di servizio – in un appartamento potrebbe essere lo sgabuzzino.

Poiché un impianto di questo genere deve durare decenni, risulta importante la scelta dei cavi ethernet. Questi non sono tutti uguali ma si differenziano in base alla velocità di trasmissione che possono supportare. Il mio consiglio è di utilizzare cavi di categoria 6 o 7 che sono adatti a velocità sino a 10Gb.

Attualmente la velocità delle reti LAN è di 1Gb ma ci stiamo abituando a velocità di questo tipo nelle connessioni Internet. Nel giro di qualche anno, con l’aumento nell’utilizzo di video ad alta qualità (4K/8K), i 10Gb diventeranno uno standard obbligatorio.

Già che parliamo di connessione Internet è importante un ulteriore consiglio che si lega a questo discorso. Se decidiamo di avere casa o ufficio cablati, possiamo pensare di fare arrivare la linea Internet direttamente nel punto centrale della nostra rete: dove è presente lo switch sarà posizionato anche il modem/router, cioè il dispositivo che fa dialogare la nostra rete interna con Internet.

Questo vale a maggior ragione se saremo raggiunti dalla connessione più veloce: FTTH, cioè il cavo fibra che ci arriva fino in casa.

Per maggiori informazioni sul modem/router potete leggere l’articolo Modem/router Wifi: meglio acquisto o affitto?

Ma è utile avere una tale complessità anche per una abitazione? Non sarebbe più semplice pensare solo ad una rete wireless?

Ci sono tantissimi casi in cui è opportuno progettare la posa della cablatura di rete, qualche esempio:

• In una abitazione disposta su più piani 
• Quando l’edificio è antico e si hanno spesse mura portanti in pietra che schermano il segnale wireless
• Quando l’appartamento è in un condominio dove ci sono decine di reti wireless che si disturbano a vicenda (caso molto frequente)
• Se vogliamo installare un sistema di videosorveglianza
• Se abbiamo impianti tecnologici che necessitano di assistenza remota – ad esempio un impianto fotovoltaico

Per quanto riguarda la rete wireless questa non viene eliminata da quella cablata, in quanto necessaria per le connessioni di smartphone, tablet ed altri eventuali dispositivi.

Una buona progettazione prevederà i punti della casa in cui far arrivare la cablatura. Saranno la posizione della nostra postazione PC, la posizione dove metteremo il nostro sistema TV e di riproduzione multimediale, e alcuni punti in cui si potranno installare uno o più Access Point, cioè i dispositivi di distribuzione del segnale wireless.

Visione e Illuminazione

Una regola sempre valida per gli impianti di riproduzione musicale – gli impianti stereo – è quella di destinare metà della spesa all’acquisto degli altoparlanti. Sono l’elemento che influisce di più sulla resa sonora.

In una postazione informatica l’elemento più importante, e quasi sempre poco considerato, è lo schermo. Ci passiamo davanti gran parte della nostra giornata, se non è di qualità ne patisce la vista: una ricchezza che dobbiamo conservare e assolutamente non rovinare.

Dobbiamo perciò scegliere computer fissi o portatili dotati di un ottimo monitor. Vediamo quali sono le caratteristiche principali da considerare:

• L’utilizzo della tecnologia IPS – o In-Plane Switching – che permette una ottima visione da angoli diversi e una migliore qualità del colore. Anni fa questa tipologia di schermo era disponibile solo su monitor dedicati alla postazioni grafiche professionali, adesso si può trovare anche in monitor e computer di fascia media.
• Una risoluzione adeguata alla dimensione dello schermo. Risoluzioni consigliabili sono 1920×1080 per un monitor da 24″ e 2560×1440 per un monitor da 27″
  La risoluzione si misura con il numero di pixel orizzontali e verticali, cioè il reticolo di punti che compongono le immagini. Questo numero di punti di per sé non dice nulla, in quanto va rapportato alla dimensione dello schermo. 
  Tanto per fare un esempio la risoluzione standard detta FullHD è di 1920×1080 pixel e si può trovare identica sia in un monitor da 24″ come in uno da 48″. Come è possibile? Semplicemente perché i punti del monitor da 48″ sono molto più grandi. Gli schermi normalmente utilizzati per la visione dei programmi TV vengono posizionati ad una certa distanza dallo spettatore, magari di qualche metro. Più la distanza aumenta più deve aumentare la dimensione dello schermo ma la risoluzione può rimanere uguale.
  Invece i monitor per computer vengono guardati da una distanza più o meno fissa: qualche decina di centimetri. Per questo motivo i pixel devono essere piccoli e se la dimensione dello schermo aumenta deve aumentare anche il numero di pixel.
• Una buona frequenza di refresh e tempo di risposta per evitare i fenomeni di flickering – cioè di sfarfallamento dell’immagine – e di ghosting (persistenza).
  La frequenza di refresh – o refresh rate – si misura in Hertz (Hz) e definisce quante volte al secondo l’immagine viene disegnata sullo schermo. Più questo parametro è grande, migliore sarà la qualità di visione. Si parte da un minimo di 60 Hz ma sono disponibili monitor con frequenze di 120 Hz o superiori.
  Il tempo di risposta – o latenza – si misura invece in millisecondi (ms). Misura la velocità con cui i punti dello schermo (pixels) si accendono e si spengono. Più è basso meglio è: in un buon monitor si parte da un tempo di risposta di 5 ms per scendere a 2 ms, o anche a un solo millisecondo.
• Consigliabile anche una superficie antiriflesso (vedi sotto)

Altra nota dolente – che influisce sulla nostra vista e provoca affaticamento – è l’illuminazione, la cui qualità è spesso trascurata. Per migliorare lo spazio di lavoro dobbiamo assolutamente controllare di avere una luce corretta.  

Durante la nostra giornata lavorativa dobbiamo sfruttare il più possibile l’illuminazione naturale.

Una postazione ideale dovrebbe ricevere la luce di lato, questo permette una buona visione del piano di lavoro e non crea problemi di visione dello schermo.

Se siamo posizionati con la luce che proviene da dietro la nostra schiena avremo due problemi:

• il piano di lavoro sarà in ombra e, per non sforzare gli occhi, dovremo aggiungere una luce artificiale, ad esempio una lampada da tavolo
• il monitor invece, ricevendo una luce frontale, risulterà meno luminoso e visibile e – se non è dotato di un trattamento antiriflesso – si trasformerà in uno specchio. Ciò è molto utile se siete James Bond e dovete accorgervi di un aggressore dietro la schiena, meno utile se dovete finire velocemente la relazione che stanno aspettando i vostri colleghi.

La peggiore qualità visiva si ottiene però posizionando il nostro computer con la luce che proviene da una finestra di fronte a noi. In questo caso i nostri occhi saranno costantemente impegnati ad adattarsi a due livelli di luce differenti: quello del monitor e quello della luce esterna che può essere particolarmente abbagliante. Lavorare per ore in questa condizione può portare a un grande affaticamento visivo.

In quest’ultimo caso, se non abbiamo proprio la possibilità di posizionare il computer in modo differente, è consigliabile filtrare la luce esterna con una tenda e posizionare una luce artificiale che illumini il piano di lavoro.

Ricapitolando, deve esserci una buona illuminazione del piano di lavoro ed un livello di luce più tenue nella parte dietro al monitor. In questo modo non saremo obbligati ad alzare al massimo la luminosità dello schermo ed i nostri occhi saranno contenti.

Webinar, videoconferenze e videochiamate

Da qualche anno si sono sempre più moltiplicate le occasioni per fare corsi, colloqui di lavoro, interviste e anche congressi a distanza. Sono decine le piattaforme tecnologiche che ci siamo abituati ad utilizzare: da Zoom a Google Meet a Microsoft Teams.

Vedo spesso interviste a distanza nei telegiornali nazionali e altrettanto spesso mi stupisco della pessima qualità dei video trasmessi. Se vogliamo che i nostri interlocutori abbiano una buona impressione, molto importante sia in ambito lavorativo che scolastico, è importante curare alcuni aspetti di quanto trasmettiamo, sia video che audio. Vediamo qualche consiglio:

• La prima cosa da imparare è l’utilizzo della funzione di controllo della nostra videocamera (webcam), questa è presente nelle impostazioni di tutte le piattaforme. Ci permette di capire cosa stiamo inquadrando, soprattutto dietro la nostra schiena (probabilmente non vogliamo far vedere la pila di panni da stirare). Migliorare lo spazio di lavoro non riguarda solo dove è piazzato il computer.
• Ci sono diverse teorie su quale sia il fondo migliore. Una libreria – soprattutto se riempita di libri e non di soprammobili – fa sempre una buona impressione. Purtroppo non è detto che sia disponibile e che si trovi proprio dietro la nostra schiena. Alcune piattaforme (ad esempio Zoom) danno la possibilità – sempre nelle impostazioni – di sfuocare completamente il nostro sfondo, impedendo così ai nostri interlocutori di vedere chiaramente l’ambiente che ci circonda.
• Se utilizziamo un computer portatile, possiamo inclinare lo schermo in modo che la ripresa sia diretta di più verso l’alto. Questo si può ottenere anche se utilizziamo una webcam separata dal computer. Attenzione però alle luci, se inquadriamo una luce a soffitto accesa la qualità del nostro video sarà molto scadente. Come regola generale la luce dietro di noi deve essere più debole e attenuata rispetto a quella che avremo davanti.
• A proposito di luci, sarebbe bene curare l’illuminazione del nostro viso. Se stiamo facendo un collegamento video è proprio per farci vedere, se no tanto vale fare una semplice telefonata. Dovremmo perciò prevedere nella nostra postazione una luce – da accendere solo durante le comunicazioni video – che illumini bene il nostro volto. Una tipologia di luce che ha molto successo tra gli youtuber – gli appassionati e i professionisti che realizzano video per YouTube – è la lampada anulare.
  Come dice il nome la sua forma è ad anello e ha la funzione di illuminare il volto in modo uniforme. Va posizionata frontalmente e centrata rispetto al viso, rende gli occhi più brillanti e luminosi e permette di attenuare la visibilità delle rughe rendendo la pelle liscia meglio di un lifting.
• Per quanto riguarda l’audio purtroppo il discorso si fa più complesso, per avere una ottima qualità bisognerebbe dotarsi di un microfono professionale e di una interfaccia audio dotata di compressore delle dinamica. E’ però possibile avere un audio discreto se:
  • siamo dotati di una buona webcam in cui sono spesso presenti microfoni di buona qualità
  • siamo in un ambiente con poco riverbero, cioè una stanza in cui i suoni sono attutiti dalla presenza di tendaggi, tappeti, mobili in legno
  • sono molto limitati i suoni provenienti dall’esterno come traffico urbano, sirene, lavori in corso
  • sono altrettanto limitati i disturbi provenienti dall’interno, non solo l’abbaiare del cane o il trapano del vicino amante del bricolage, ma anche i rumori provocati dagli elettrodomestici (la centrifuga della lavatrice) o più semplicemente dalla ventola del computer
• Nel caso in cui sia impossibile evitare disturbi sonori esistono delle soluzioni software che cercano di limitare i danni.
  • Ad esempio nell’applicazione Zoom è presente una impostazione audio per eliminare i rumori di fondo
  • Il rinomato produttore Bose sta testando una nuova applicazione che potrebbe migliorare drasticamente la qualità, potete vederne le caratteristiche in questa pagina.

Migliorare lo spazio di lavoro curando l’ergonomia

L’ergonomia è la scienza che si occupa dell’interazione tra l’essere umano e alcune caratteristiche degli oggetti e delle tecnologie che utilizziamo: sicurezza, usabilità, confort, comprensione.

La cura dell’ergonomia della propria postazione di lavoro è un processo psicologico individuale, va fatta prendendo coscienza di tutto ciò che ci rende a nostro agio e di quello che, invece, ci innervosisce. Per qualche ora possiamo sempre lavorare in condizioni scomode ma poi il nostro corpo inizierà a lamentarsi: mal di schiena, mani intorpidite, gambe pesanti. A lungo andare questi avvertimenti si trasformeranno in vere e proprie patologie.

Quali caratteristiche è bene verificare? Di seguito qualche indicazione:

• Altezza da terra del piano di lavoro. Purtroppo, bisognerebbe farsi costruire la scrivania su misura, in funzione delle nostre dimensioni. Si può ovviare scegliendo accuratamente una sedia o poltrona da ufficio regolabile in altezza. 
• Dal punto precedente deriva un altro aspetto molto importante: la posizione del monitor. Lo schermo dovrebbe essere il più possibile centrato di fronte ai nostri occhi, per evitare problemi cervicali è meglio non restare ore con la testa reclinata verso il basso. Molti monitor hanno una regolazione verticale, in alternativa è possibile utilizzare dei bracci – detti stand – che permettono un montaggio completamente regolabile. Per l’utilizzo di questi dispositivi si usa un attacco standardizzato chiamato attacco VESA, nella fase di acquisto del monitor è sempre bene verificare che questa caratteristica sia presente.
• Sarebbe bene imparare ad utilizzare sistemi di puntamento alternativi al mouse (come trackpad e touchpad) o almeno alternare mouse diversi. Questo per evitare l’insorgenza della Sindrome del Tunnel Carpale.
• Secondo alcune teorie si può migliorare la concentrazione utilizzando delle particolari colonne sonore. Per questo aspetto ognuno è il miglior giudice di se stesso, probabilmente musiche diverse si adattano meglio allo stato d’animo di giornate diverse. Se non sapete quale musica ascoltare provate Radio Garden – vi faccio partire da una radio che trasmette Rock dalla Kamchatka ma potete poi girare per tutto il globo cercando il genere musicale che più vi aggrada.

Conclusioni

Come detto all’inizio il nostro ambiente di lavoro influisce pesantemente sulla nostra efficienza. Per evitare l’affaticamento fisico e mentale bisogna curare ogni particolare della nostra postazione.

Lo spazio di lavoro è come un vestito, deve essere comodo e adattarsi perfettamente alle nostre caratteristiche fisiche, al nostro carattere. Come per la composizione di un outfit è sempre possibile migliorare lo spazio di lavoro provando elementi diversi.

Abituiamoci a modificare la nostra postazione in funzione delle esigenze che ormai variano continuamente e tendono ad essere sempre più complesse.

Cover Photo by Jonathan Kemper on Unsplash